留學(xué)必備技能：如何撰寫一封英文郵件？

 　　在留學(xué)生活中，郵件是不可或缺的交流方式，無論是在工作還是學(xué)習(xí)中都被廣泛使用。對于大多數(shù)留學(xué)生來說，了解并掌握如何撰寫一封正式郵件的技巧，可以有效提升工作學(xué)習(xí)中的溝通效率。

　　在本篇文章中，我們準(zhǔn)備了一些撰寫專業(yè)郵件的技巧和英文郵件常用句式供大家參考。

　　郵件結(jié)構(gòu)

　　1. 郵件標(biāo)題

　　當(dāng)你的郵件到達(dá)收件人信箱時，第 一眼便會注意到你的郵件標(biāo)題。因此，標(biāo)題傳達(dá)信息清晰正確，言簡意賅是至關(guān)重要的。

　　2. 稱呼

　　在電子郵件的第 一行，除了稱謂，還需要加上問候語。例如，語氣較為輕松的“Hi”和“Hello” ，以及更加正式的“Dear”等。

　　3. 郵件內(nèi)容

　　必要時，記得在第 一段話中介紹自己。同時需要向收件人說明你寫信的原因和目的。

　　4. 結(jié)尾段落

　　在郵件結(jié)束時，可以用“如有任何疑問，請隨時與我聯(lián)系”(“Please let me know if you have any questions”或者“Please reach out if you need further clarification”)作為結(jié)尾，詢問對方的意見。

　　5. 結(jié)束語Signature

　　最 后，請使用正確的結(jié)束語，例如“敬上” 、“此致” (“Regards” 或 “Sincerely” )別忘了加上你的姓名全稱和職位頭銜。大多數(shù)郵件軟件都可以設(shè)定一個固定的簽名，這樣就不需要每次重新填寫了。

　　英文郵件常用句式

　　1. 開頭問候：I hope you......

　　以美好的祝愿作為一封郵件的開頭總會留給人友好和禮貌的印象。下面這些常見的句式可以使用在郵件的開頭：

　　I hope you are well/all is well.

　　I hope you enjoyed your vacation.

　　I hope you feel better soon.

　　I hope you enjoyed the (name of the event).

　　2. 正文開頭句：I am writing to you about......

　　在郵件的開頭，需要自我介紹并且說明此封郵件的目的：

　　It’s [your name] from [your company/course]......

　　I am writing to you about......

　　I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/invite you to/to update you on/ask for......

　　Might I take a moment of your time to......

　　I am reaching out because......

　　3. 表達(dá)感謝：Thanks for......

　　在郵件中表達(dá)自己的感謝是讓收件人感受到尊重的一種表現(xiàn)方式，也會讓收件人更有耐心閱讀你的郵件：

　　Thanks for letting me know.

　　Thank you for your understanding /patience.

　　Thank you for your email about......

　　Thanks for sending/asking about/attending......

　　Thank you for reaching out (to me).

　　Thanks for your feedback on/your suggestion.

　　小貼士：如果你需要為自己的重大失誤而道歉，可以使用“Please accept our apologies for any inconvenience caused”這樣的句式。避免使用“Sorry for the inconvenience”，這樣的表達(dá)會略顯敷衍，不夠真誠。并且，不需要整篇郵件大篇幅的道歉，相反，提供有效的解決辦法會令對方更容易接受你的道歉。

　　4. 期待收到回復(fù)：Looking forward to hearing from you.

　　在郵件的結(jié)束語處，你可以用類似期待回復(fù)的表達(dá)作為結(jié)束語。要讓收件人感受到你對其回復(fù)的期待。同時，這樣的表達(dá)往往還會讓收件人愿意給予更多的幫助與反饋：

　　Please let me know if this works/if you are available/if that sounds good/if you can/if you can help/if you need to reschedule......

　　I look forward to seeing/meeting you.

　　Any feedback you can give me on this would be highly/much appreciated.

　　I would appreciate your help in this matter.

　　郵件寫作小貼士

　　以下五個郵件寫作小貼士，也能幫你有效提高撰寫專業(yè)郵件的水平：

　　言簡意賅：在撰寫郵件時，要盡量做到言簡意賅，保持內(nèi)容簡單明了。

　　少即是多：避免使用冗長的句型，同時避免提及與主題無關(guān)的內(nèi)容。

　　語氣一致：使用和收件人相近的語氣來回復(fù)郵件。

　　表述果斷：為了避免重復(fù)溝通，寫郵件時需要深思熟慮，直擊要點(diǎn)。

　　仔細(xì)檢查：在點(diǎn)擊發(fā)送按鈕之前，仔細(xì)檢查是必不可少的步驟。通讀郵件，確保所有信息的正確性，比如收件人姓名的拼寫，和整篇郵件的語法等。